Du behältst den Überblick und sorgst dafür, dass im Büroalltag alles reibungslos funktioniert. Ob in der Kommunikation mit der Hausverwaltung, bei der Koordination externer Dienstleister oder in der Abstimmung mit Lieferanten – du stellst sicher, dass sämtliche Abläufe effizient organisiert sind und die Rahmenbedingungen stimmen.
Auch das Vertragsmanagement liegt in deinem Verantwortungsbereich: Von Miet- und Wartungsverträgen über Versicherungen bis hin zu Strom- und Dienstleistungsverträgen – du agierst vorausschauend und gewissenhaft. Gemeinsam mit unseren Facility-Partnern sorgst du dafür, dass der Standort gepflegt und funktionsfähig bleibt – sei es im Bereich Reinigung, Instandhaltung oder Sicherheit. Mit deinem Gespür für Raum und Struktur planst du die Büronutzung effizient und zukunftsorientiert.
Im Bereich Beschaffung behältst du jederzeit den Überblick: Ob Möbel, IT-Ausstattung oder Büromaterial – du stellst sicher, dass das Team optimal ausgestattet ist. Auch das Fuhrparkmanagement liegt in deiner Hand: Leasingverträge und organisatorische Abläufe koordinierst du professionell und zuverlässig.
In enger Zusammenarbeit mit HR begleitest du neue Kollegen beim Onboarding und unterstützt bei der Weiterentwicklung interner Prozesse und Richtlinien. Zudem organisierst du mit viel Engagement unsere Team-Events – von Sommerfesten bis hin zur Weihnachtsfeier.
Ob Meetings, Geschäftsreisen oder spontane Anfragen aus dem Team – du koordinierst, organisierst und unterstützt, wo du kannst. Mit deinem Einsatz im Hintergrund schaffst du die Grundlage dafür, dass sich alle auf ihre Aufgaben konzentrieren können.
Ein ausgeprägtes Organisationstalent, einen klaren Kopf – auch in herausfordernden Situationen – und den Anspruch, Dinge aktiv und lösungsorientiert voranzutreiben. Du verfügst über einschlägige Erfahrung im Backoffice-Management und beweist täglich, wie gut du Zeitmanagement, Multitasking und Prioritätensetzung miteinander vereinbaren kannst – selbst bei hohem Arbeitsaufkommen.
Mit den gängigen MS Office-Anwendungen, insbesondere Excel und Outlook, gehst du routiniert und sicher um. Du verhandelst geschickt, handelst pragmatisch und behältst dabei stets das große Ganze im Blick. Kenntnisse in kaufmännischen oder juristischen Abläufen sind von Vorteil – jedoch kein Muss.
Flexibilität und Anpassungsfähigkeit zählen für dich selbstverständlich zum beruflichen Selbstverständnis – ebenso wie eine ausgeprägte Kunden- und Serviceorientierung. Du kommunizierst klar, wertschätzend und professionell – sowohl schriftlich als auch mündlich – und bringst neue Ideen proaktiv ein. Deine kreative Denkweise hilft dir nicht nur dabei, bestehende Prozesse weiterzuentwickeln, sondern auch den Büroalltag effizient und zukunftsorientiert zu gestalten.
You keep everything running smoothly in the day-to-day office routine. Whether you're communicating with property management, coordinating external service providers, or liaising with suppliers – you ensure that all processes are efficiently organized and that the overall setup is just right.
Contract management is also part of your responsibilities: from rental and maintenance agreements to insurance policies and utility contracts – you handle everything with foresight and diligence. Working closely with our facility partners, you ensure that the site is well-maintained and fully operational – whether it’s cleaning, maintenance, or safety-related matters. With your keen sense for space and structure, you plan and manage office usage efficiently and with a future-oriented mindset.
You also keep a close eye on procurement: whether it’s furniture, IT equipment, or office supplies – you make sure the team has everything it needs. Fleet management is also in your hands: you handle leasing contracts and organizational processes with professionalism and reliability.
In close collaboration with HR, you support the onboarding of new colleagues and contribute to the development of internal processes and policies. You're also the driving force behind our team events – from summer parties to year-end celebrations – organizing them with great dedication.
Whether it’s meetings, business trips, or spontaneous requests from the team – you coordinate, organize, and assist wherever needed. Your behind-the-scenes work lays the foundation for everyone to focus on what truly matters.
You bring strong organizational skills, a clear and focused mindset – even in challenging situations – and a proactive, solution-oriented approach to everything you do. With solid experience in back office management, you demonstrate every day how effectively you balance time management, multitasking, and prioritization, even when things get busy.
You’re confident in working with standard MS Office applications, especially Excel and Outlook. You negotiate with skill, act pragmatically, and always keep the bigger picture in mind. Familiarity with commercial or legal processes is a plus – but not a requirement.
Flexibility and adaptability are a natural part of your professional approach – just like a strong sense of customer and service orientation. You communicate clearly, respectfully, and professionally – both in writing and in person – and you proactively contribute new ideas. Your creative mindset helps you not only improve existing processes but also shape everyday office operations to be smarter and more future-focused.
Shaping the future together: secure, sustainable, and full of opportunities!
What defines a PROLOGIAN?
Team spirit, creative freedom, and the drive to make real change through technology. We’re passionate about smart solutions that have a genuine environmental impact – and a healthy dose of enthusiasm is simply part of who we are.
At PROLOGA, you can expect a job with purpose and impact: we develop software that helps make the world a cleaner place. Our goal is zero emissions – maybe soon it’ll be yours too?
We’ve been successfully operating in the market for over 20 years, are a trusted SAP partner, and continue to grow. For you, that means: freedom to shape your work, exciting prospects, and plenty of space to grow and bring your strengths to the table.
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